วิธีการสลาย
ใบสั่งซื้อสั่งจ้าง (PO) โดยการใช้เครื่อง Terminal
เมื่อส่วนราชการมีการสร้าง
ใบสั่งซื้อ/สั่งจ้าง (PO) ในระบบ GFMIS แล้ว ใบสั่งซื้อ/สั่งจ้าง
นั้นเบิกเงินไม่ทันตามกำหนด ก็จะต้องทำใบกันเงินในระบบ
เพื่อนำไปจ่ายในปีงบประมาณถัดไป
ถ้าในกรณีที่ส่วนราชการต้องการแก้ไขข้อมูลในใบสั่งซื้อ/สั่งจ้างที่ยกยอดไปเบิกในปีงบประมาณใหม่ กรมบัญชีกลางไม่อนุญาตให้ส่วนราชการทำการแก้ไขข้อมูลรายการในใบสั่งซื้อ/สั่งจ้าง
ที่มีการยกยอดไปในปีงบประมาณใหม่แล้ว หากส่วนราชการจะแก้ไขข้อมูลดังกล่าว
ต้องทำการยกเลิกใบสั่งซื้อ/สั่งจ้างเดิม และสร้างหรือไม่สร้างเอกสารสำรองเงินใหม่
แล้วแต่กรณี
ทั้งนี้ส่วนราชการต้องมีเอกสารหลักฐานประกอบการแก้ไขและเก็บหลักฐานไว้ให้ผู้มีหน้าที่ตรวจสอบได้
การยกเลิกใบสั่งซื้อ/สั่งจ้างที่มีการยกยอดมาจากปีงบประมาณที่ผ่านมา
สามารถทำได้ ดังนี้
- เข้าหน้าจอ SAP Easy Access ระบบ
SAP R/3
1. ส่วนเพิ่มเติม
‚ 2. ส่วนเพิ่มเติมระบบ – จัดซื้อจัดจ้าง
ƒ 3. กระบวนงานสลาย PO เงินกันเหลื่อมปี
„ 4. หรือพิมพ์ ZMM_POCL_PF ในช่องใส่คำสั่ง เพื่อเข้าสู่โปรแกรม
- จะปรากฏหน้าจอ โปรแกรมการสลาย PO ดังรูป โดยมีรายละเอียดดังนี้
1. ปีบัญชี
: ระบุปีงบประมาณ “ปัจจุบัน”
ที่จะยกเลิกใบสั่งซื้อ/สั่งจ้างที่ถูกยกยอดมา
2. เลขที่ใบสั่งซื้อ : เลขที่ใบสั่งซื้อที่ออกโดยระบบ GFMIS
3. ประเภทเอกสารใบกันเงิน
: ระบบแสดงค่า PF (แก้ไขไม่ได้)
4. เงื่อนไขการทำงาน : สลาย PO สร้างใบกันเงิน กับ สลาย PO โดยไม่สร้างใบกันเงิน (แก้ไขไม่ได้)
5. ทดสอบการทำงาน
: ถ้ามีเครื่องหมายถูก
เมื่อเราทำการประมวลผล โปรแกรมจะทดสอบโดยการออกใบมาให้ดูก่อน แต่ถ้า เราเอาเครื่องหมายถูกออก แล้วประมวลผล
โปรแกรมจะสลาย PO ทันที
6. ประมวลผล
: คำสั่งสำหรับประมวลผลข้อมูลที่เรากรอกเข้าไป
ในกรณีที่สั่งประมวลผลโดยมีเครื่องหมายถูกตรงทดสอบการทำงาน
โปรแกรมจะแสดงรายการ PO ที่สลาย และ เอกสารกันเงินใหม่ ขึ้นมาแทน
ในกรณีที่สั่งประมวลผลโดยไม่มีเครื่องหมายถูกตรงทดสอบการทำงาน
เมื่อเราทำการสลาย PO แล้ว จะปรากฏข้อความดังรูป ให้เรานำ เลขที่เอกสารสำรองเงินที่ระบบออกให้ใส่ใน ใบสั่งซื้อสั่งจ้างในระบบ GFMIS แล้วนำไปสร้างข้อมูลในระบบใหม่ เป็นอันเสร็จสิ้นกระบวนการ
หมายเหตุ ถ้าเราสั่งประมวลผลโดย โดยไม่ใช้ระบบทดสอบการทำงาน จะปรากฎ ข้อความด้านล่าง
เมื่อเราได้เลขของเอกสารสำรองเงินมาแล้ว
ให้ทำการพิมพ์ไว้ เนื่องจากต้องนำเอกสารใบนี้เป็นหลักฐานในการเบิกเงินต่อไป
หลังจากที่ทำการสลายใบ
PO แล้ว ให้ทำการแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง เมื่อแก้ไขเสร็จ
ให้นำเลขของเอกสารสำรองเงินมาใส่ใน ใบสั่งซื้อ/จ้าง/เช่า ของระบบ GFMIS (ดังรูป)
จากนั้นก็นำไปเข้าระบบ GFMIS ตามกระบวนการตามปกติ
การใส่เลขที่ใบสำรองเงินในใบสั่งซื้อ/จ้าง/เช่า (เก่า)
การใส่เลขที่ใบสำรองเงินในใบสั่งซื้อ/จ้าง/เช่า (ใหม่)
การใส่เลขที่ใบสำรองเงินในใบสั่งซื้อ/จ้าง/เช่า ในระบบ GFMIS
****เมื่อเราทำการสลาย PO แล้วทำการสร้าง PO ในระบบ GFMIS ให้แก้ "วันที่ใบสั่งซื้อ/สัญญา" เป็นวันที่ 1 ตุลาคม ด้วย
